在托運前將貨物的包裝和標志嚴厲按照合同中有關條款,國際貨協和議定書中條,項辦理。貨物包裝應能充分防止貨物在運輸中滅失和腐壞,保證貨物多次裝卸不致毀壞。貨物標志,表示牌及運輸標志,貨簽,內容主要包括商品的記號和號碼,件數,站名,收貨人稱號等。字跡均應明晰,不易檫掉,保證多次換裝中不致零落。
外運公司按月編印出口船期表,分發給各外貿公司及工貿企業,內列航線、船名及其國籍、抵港日期、截止收單期、估量裝船日期和掛港港口稱號(即船舶??康母劭冢?。各外貿公司及工貿企業據此中止催證、備貨。
辦理托運。外貿公司在收到國外開來的信譽證經審核(或經修正)無誤后即可辦理托運。按信譽證或合同內有關裝運條款填寫《托運單》并提供全套單證,在截止收單期前送交外運公司,作為訂艙的依據,領取裝運憑證。
外運公司收到有關單證后,即繕制海運出口托運單,并會同有關船公司布置船只和艙位;然后由船公司據以簽發裝貨單,作為通知船方收貨裝運的憑證裝貨、裝船。外運公司根據船期,代各外貿公司往發貨倉庫提取貨物運進碼頭,由碼頭理貨公司理貨,憑外輪公司簽發的裝貨單裝船,換取提單。